อีเมล (ชื่อย่อของ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) เป็นวิธีที่รวดเร็วและสะดวกในการติดต่อกับผู้อื่น คุณสามารถใช้อีเมลในการ
- ส่งและรับข้อความ คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้บุคคลใดก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมล ข้อความนั้นจะเข้าไปอยู่ในกล่องอีเมลขาเข้าของผู้รับภายในไม่กี่วินาทีหรือไม่กี่นาที ไม่ว่าเขาหรือเธอจะเป็นเพื่อนบ้านที่อยู่หลังถัดไป หรือใครก็ตามที่อยู่ไกลถึงครึ่งค่อนโลก คุณสามารถรับข้อความจากบุคคลใดก็ตามที่ทราบที่อยู่อีเมลของคุณ จากนั้นคุณก็อ่านแล้วตอบกลับข้อความเหล่านั้น
- ส่งและรับแฟ้ม นอกจากข้อความอีเมลที่เป็นข้อความทั่วไปแล้ว คุณยังสามารถส่งแฟ้มชนิดใดก็ได้เกือบทุกชนิดในข้อความอีเมล รวมทั้งเอกสาร รูปภาพ และเพลง แฟ้มที่ส่งมาในข้อความอีเมลเรียกว่า สิ่งที่แนบมา
- ส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคล คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้ผู้รับหลายคนพร้อมกัน ในขณะที่ผู้รับสามารถตอบกลับไปยังกลุ่มทั้งกลุ่มได้ ซึ่งทำให้เกิดการอภิปรายกลุ่ม
- ส่งต่อข้อความ เมื่อคุณได้รับข้อความอีเมล คุณสามารถส่งต่อไปให้ผู้อื่นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อความนั้นใหม่
ข้อดีอย่างหนึ่งของอีเมลเมื่อเปรียบเทียบกับโทรศัพท์หรือจดหมายทั่วไปก็คือความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถส่งข้อความในเวลาใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นกลางวันหรือกลางคืน ถ้าผู้รับไม่อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์หรือไม่ได้ ออนไลน์ (เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) ในขณะที่คุณส่งข้อความ ผู้รับจะพบอีเมลรออยู่ในเวลาต่อมาที่ตรวจสอบอีเมล ในกรณีที่ผู้รับออนไลน์อยู่ คุณอาจได้รับการตอบกลับภายในไม่กี่นาที
นอกจากนี้ การส่งอีเมลยังไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ด้วย ซึ่งต่างกับการส่งจดหมายทั่วไป เพราะการส่งอีเมลไม่จำเป็นต้องมีแสตมป์หรือเสียค่าธรรมเนียม และไม่ต้องกังวลว่าผู้รับจะอยู่ที่ใด ค่าใช้จ่ายที่คุณต้องจ่ายมีเพียงค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมเท่านั้น
ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างก่อนที่จะใช้อีเมลได้
เมื่อต้องการใช้อีเมล คุณจำเป็นต้องมีสามสิ่งดังต่อไปนี้
- การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อต้องการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ต คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ซึ่งโดยปกติแล้วจะคิดค่าธรรมเนียมเป็นรายเดือน นอกจากนี้คุณยังต้องมีโมเด็ม ด้วย ดูที่ ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- โปรแกรมอีเมลหรือบริการอีเมลบนเว็บ คุณสามารถดาวน์โหลดหรือซื้อโปรแกรมอีเมลจาก Microsoft หรือผู้ให้บริการอื่น โปรแกรมอีเมลมักมีคุณลักษณะมากกว่า และทำการค้นหาได้รวดเร็วกว่าบริการอีเมลบนเว็บส่วนใหญ่ ก่อนที่คุณจะติดตั้งโปรแกรมอีเมล คุณต้องได้รับข้อมูลบางอย่างจาก ISP ของคุณดังต่อไปนี้ โดยทั่วไปคือ ที่อยู่อีเมล รหัสผ่าน ชื่อของเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าและขาออกของคุณ และรายละเอียดอื่นๆ บางประการถ้าคุณไม่ต้องการดาวน์โหลดหรือซื้อโปรแกรมอีเมล คุณก็สามารถลงทะเบียนกับบริการอีเมลบนเว็บที่ใช้งานได้ฟรี เช่น Gmail, Windows LiveHotmail หรือ Yahoo! Mail บริการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจดูอีเมลด้วยเว็บเบราว์เซอร์ได้จากคอมพิวเตอร์ใดๆ ที่เชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต แม้ว่าคอมพิวเตอร์นั้นจะเป็นของบุคคลอื่นหรืออยู่ในสถานที่สาธารณะ เช่น ในห้องสมุด
- ที่อยู่อีเมล คุณสามารถรับที่อยู่อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ (ISP) หรือจากบริการอีเมลบนเว็บเมื่อคุณลงทะเบียน ที่อยู่อีเมลประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ (อาจเป็นชื่อเล่นที่คุณเลือกก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นชื่อจริงเสมอไป) เครื่องหมาย @ และชื่อของ ISP หรือผู้ให้บริการอีเมลบนเว็บ ตัวอย่างเช่น someone@example.com
มารยาททางอีเมล
การสื่อสารทางอีเมลมีแบบแผนของการปฏิบัติเช่นเดียวกับการสื่อสารแบบเผชิญหน้าและการสนทนาทางโทรศัพท์ แบบแผนเหล่านี้เรียกว่ามารยาททางอีเมล หรือ มารยาทในการใช้เครือข่าย ("netiquette" คือการรวมกันระหว่างคำว่า "Internet" และ "etiquette") เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ กรุณาปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้- กรุณาระมัดระวังเกี่ยวกับเรื่องตลกและอารมณ์ อีเมลไม่สามารถถ่ายทอดอารมณ์ได้ดีนัก ดังนั้นผู้รับอีเมลอาจไม่เข้าใจสิ่งที่คุณตั้งใจจะบอก โดยเฉพาะเรื่องตลกเสียดสีต่างๆ จะมีความเสี่ยงเป็นอย่างมาก ทั้งนี้เนื่องจากผู้รับอาจแปลความหมายเรื่องนั้นตามตัวอักษรและทำให้เกิดความขุ่นเคืองได้ เมื่อต้องการถ่ายทอดอารมณ์ ให้ลองใช้สัญรูปอารมณ์ (ให้ดู "การใช้สัญรูปอารมณ์" ในบทความนี้)
- คิดก่อนที่คุณจะส่ง การเขียนและการส่งข้อความอีเมลเป็นเรื่องที่รวดเร็วและง่าย จนบางครั้งอาจง่ายเกินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่จะส่งเป็นสิ่งที่คุณได้คิดไว้ก่อนแล้ว และหลีกเลี่ยงการเขียนในขณะที่คุณกำลังโกรธ
- เขียนในบรรทัดเรื่องให้ชัดเจนและกระชับ โดยสรุปเนื้อหาของข้อความเป็นคำสั้นๆ สักสองสามคำ ผู้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากจะสามารถใช้ชื่อเรื่องนี้ในการจัดลำดับความสำคัญของข้อความ
- พยายามเขียนข้อความสั้นๆ ถึงแม้ว่าพื้นที่ข้อความจะไม่จำกัดความยาวของเนื้อความ แต่ในความเป็นจริงอีเมลออกแบบมาเพื่อการสื่อสารที่รวดเร็ว คนส่วนใหญ่จะไม่มีเวลาหรือความอดทนเพียงพอที่จะอ่านข้อความมากกว่าสองหรือสามย่อหน้า
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ด้วยเหตุที่คนส่วนใหญ่รู้สึกว่าประโยคข้อความที่เขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเปรียบเสมือนการ "ตะโกน" และเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่พอใจหรือรำคาญ
- กรุณาระมัดระวังข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญ ผู้รับอาจส่งต่อข้อความของคุณไปให้บุคคลอื่นๆ ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจก็ตาม
นอกจากนี้ ในการสื่อสารที่เป็นทางการหรือการสื่อสารทางธุรกิจ ให้ระมัดระวังเรื่องตัวสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เพราะอีเมลที่ขาดความระมัดระวังอาจสื่อถึงภาพพจน์ของความไม่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นควรอ่านตรวจทานข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง และหากโปรแกรมอีเมลของคุณมีตัวตรวจสอบการสะกด ให้ใช้ตัวตรวจสอบนั้นการจัดการกับอีเมลขยะ
เช่นเดียวกับที่คุณอาจเคยได้รับโฆษณาที่ไม่ได้ร้องขอ ใบปลิว และแค็ตตาล็อกทางจดหมายตามปกติ คุณก็อาจจะได้รับอีเมลขยะ (มักเรียกว่า อีเมลที่ไม่พึงประสงค์) ในกล่องขาเข้าของคุณได้เช่นกัน อีเมลขยะรวมถึงการโฆษณา ข้อความหลอกลวง ภาพลามก หรือการเสนอสิทธิต่างๆ ทั้งนี้เนื่องจากสำหรับผู้ทำการตลาด การส่งอีเมลขยะจะเสียค่าใช้จ่ายที่ต่ำมาก จึงเป็นเรื่องปกติที่คนทั่วไปจะได้รับอีเมลประเภทนี้เป็นจำนวนมากโปรแกรมอีเมลและบริการอีเมลบนเว็บหลายโปรแกรมมีตัวกรองขยะ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ตัวกรองเมลที่ไม่พึงประสงค์ (Spam) ตัวกรองเหล่านี้จะวิเคราะห์เนื้อหาของข้อความที่ส่งมาถึงคุณ และย้ายข้อความที่น่าสงสัยไปไว้ในโฟลเดอร์พิเศษสำหรับอีเมลขยะ ซึ่งคุณสามารถดูหรือลบอีเมลเหล่านี้เมื่อใดก็ได้ ถ้าข้อความของอีเมลขยะหลุดผ่านตัวกรองเข้ามาในกล่องขาเข้า โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณสามารถระบุให้ข้อความในอนาคตใดๆ ที่มาจากผู้ส่งรายนั้นถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลขยะโดยอัตโนมัติได้เมื่อต้องการป้องกันอีเมลขยะ- ใช้ความระมัดระวังในการให้ที่อยู่อีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงการประกาศที่อยู่อีเมลที่แท้จริงของคุณในกลุ่มข่าวสาร บนเว็บไซต์ หรือในพื้นที่สาธารณะของอินเทอร์เน็ต
- ก่อนให้ที่อยู่อีเมลของคุณในเว็บไซต์ ให้ตรวจสอบคำชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลของไซต์นั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บไซต์นั้นไม่อนุญาตให้มีการเปิดเผยที่อยู่อีเมลของคุณแก่บริษัทอื่น
- อย่าตอบกลับข้อความอีเมลขยะ ผู้ส่งอีเมลขยะจะทราบว่า ที่อยู่อีเมลของคุณถูกต้อง และอาจขายที่อยู่นั้นไปให้บริษัทอื่น ซึ่งจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะได้รับอีเมลขยะมากขึ้นเรื่อยๆแหล่งที่มา http://windows.microsoft.com/th-th/windows/getting-started-email#getting-started-email=windows-7
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น